會展的類別不同,其主體內(nèi)容也不相同,如展覽會的主體活動是展位中的展示、宣傳、營銷活動。不過，會展相關(guān)的活動，如禮賓活動( 開幕式、招待酒會、領(lǐng)導(dǎo)會見等)、交流活動(技術(shù)交流、技術(shù)講座、學(xué)術(shù)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)論壇)、表演活動(產(chǎn)品演示、設(shè)備操作、技術(shù)表演)、貿(mào)易活動(貿(mào)易洽談、項(xiàng)目介紹、合同協(xié)議、意向簽約儀式)、娛樂活動(參觀訪問、觀看文藝節(jié)目、品嘗風(fēng)味小吃)、等等,也都是不可缺少的內(nèi)容。以下介紹主要的活動及其策劃。

一.專題會議策劃

在會展的相關(guān)活動中,專業(yè)研討會、技術(shù)交流會、行業(yè)會議以及產(chǎn)品發(fā)布會等是最常見的會議活動。在策劃專題會議時，關(guān)鍵要掌握策劃要點(diǎn)。

1.專業(yè)研討會

1) 專業(yè)研討會是以研究行業(yè)發(fā)展動態(tài)為主要內(nèi)容的會議,其策劃要點(diǎn)有以下幾點(diǎn)。

① 會前簡明扼要地向主要發(fā)言人與主持人介紹相關(guān)情況。

② 事先設(shè)計(jì)好會議議程。

③ 邀請知名人士主持討論會。

④ 使主要發(fā)育人明白你希望他們做什么，

⑤ 明確討論會的性質(zhì)。

⑥ 合理安排討論會的時間。

⑦ 與主持人討論議程要求。

⑧ 請演講者告訴你他們演講的大致內(nèi)容，并為你提供適當(dāng)細(xì)節(jié)，

⑨ 預(yù)先與主持人討論多少人來參加專題討論會最合適。

⑩ 計(jì)劃最多的互動人數(shù)，準(zhǔn)備分會場。

? 預(yù)計(jì)要用到的演示設(shè)備。

? 關(guān)于分發(fā)材料，要讓他們知道你能做到什么，以及什么無法做到。

? 如果可能，為專業(yè)研討會安排一位會議主席，

(2) 有些專業(yè)討論會，可以通過圍繞中心議題進(jìn)行動式討論，從而收到良好的研討效果，不過，這種專業(yè)討論會對組織者的要求較高，在策劃上需意的要點(diǎn)有以下幾點(diǎn)。

① 在整個會議中最恰當(dāng)?shù)臅r候安排討論。

② 確保這個議程的時間長度合適。

③ 考慮多少人參加合適。

④ 明確會議目標(biāo)。

⑤ 提供必需的設(shè)備。

⑥ 安排一位會議主席或是總結(jié)發(fā)言人來掌控全程。

⑦ 用一些刺激手段來引發(fā)議論。如一小段錄像。

⑧  房間布置要保證能夠進(jìn)行最大規(guī)模的討論。

⑨ 使討論的結(jié)果有機(jī)會得以反饋。

2.技術(shù)交流會

技術(shù)交流會是以技術(shù)的交流和傳播為主要內(nèi)容的會議。這類會議是與會者就大家共同關(guān)心的領(lǐng)域和能引領(lǐng)合作事業(yè)，或是未來伙伴關(guān)系的框架進(jìn)行研討。其策劃的要點(diǎn)有以下幾點(diǎn)

(1) 考慮合理安排會議時間。

(2) 不要強(qiáng)擠時間來安排活動。

(3) 事前當(dāng)眾宣傳會議,要知道這個機(jī)會也許還有利于會議登記。

(4) 考慮設(shè)立“交流會”布告牌。

(5) 如果合適,與會議主席或主持人一起為會議構(gòu)建框架，推進(jìn)會議的進(jìn)行。

(6) 考慮提供茶點(diǎn)。

(7) 不要強(qiáng)迫人們參加討論交流會。

(8) 要考慮到那些也許不屬于交流范圍內(nèi)的人。

3.行業(yè)會議

行業(yè)會議一般是由行業(yè)協(xié)會或者政府主管部門組織舉辦，行業(yè)協(xié)會員或者該行業(yè)有關(guān)企業(yè)多加的會議。

行業(yè)會議在策劃上有三個方面的中心任務(wù)，即會議的主題、議題和籌備方案。值得注意的是，行業(yè)會議的籌備方案有一些自己的特點(diǎn)。如有些會議舉辦時間、規(guī)明，場所固定，但召開方式靈活等。

4.產(chǎn)品發(fā)布會

產(chǎn)品發(fā)布會是以發(fā)布新產(chǎn)品或者是有關(guān)新產(chǎn)品信息為主要內(nèi)容的會議活動。在發(fā)布形式上,可采取新聞發(fā)布會、記者招待會、情況通報(bào)會、記者通氣會、政策說明會、技術(shù)推介會、產(chǎn)品推介會以及成果發(fā)布會等類型,這些類型在內(nèi)容和形式上常常互相交叉,又各具特點(diǎn)。

產(chǎn)品發(fā)布會的策劃要點(diǎn)有:

(1) 明確目的。

(2) 確定口徑和發(fā)布方式。

(3) 選擇時機(jī)。

(4) 確定對象。

(5) 發(fā)出邀請和接受報(bào)名。

(6) 確定主持人和發(fā)言人。

(7) 準(zhǔn)備有關(guān)材料。

(8) 布置會場。

(9) 安排翻譯。

(10) 收集媒體的報(bào)道。